Consenso marketing per continuare ad inviare newsletter

Il nuovo regolamento permette di regolarizzare la mailing list ma a determinate condizioni

Affrontiamo un argomento spinoso che preoccupa chiunque ha una mailing list a volte popolata non proprio in modo consono. Mi riferisco a chi per esempio ha stipulato un contratto con un cliente, oppure a chi ha ricevuto una richiesta di informazioni dal sito web o una fattura da un fornitore, pensando bene poi di prendere la sua email e inserirla nel suo archivio, iniziando a inviargli delle email commerciali.

Questa procedura molto comune non era in linea già con il precedente decreto lo è ancora meno con il nuovo regolamento, poiché in poche parole: l'interessato ha dato la sua email solo per avere una risposta a una richiesta di informazioni sul sito, a un preventivo o a una fattura.

Perché è importante ottenere il consenso con il nuovo regolamento?

È fondamentale se si vogliono inviare newsletter che riguardano la tua attività, come servizi e prodotti. Il problema è che molti non sanno come comportarsi in relazione al nuovo regolamento, non vogliono rischiare sanzioni, e non sanno come gestire la propria lista iscritti.

Cosa vuole il nuovo regolamento?

Prima di tutto è importante capire che il regolamento non è in vigore con lo scopo di punire, ma semplicemente vuole tutelare l'uso e a volte l'abuso che le imprese fanno dei dati personali dei propri clienti, utenti, iscritti.

Quindi bisogna cambiare prospettiva e pensare che i dati in nostro possesso dei nostri clienti, utenti e iscritti sono il nostro bene più prezioso, non soltanto per il valore economico che hanno, ma perché ne siamo custodi, ne siamo responsabili e come tali dobbiamo adottare tutte quelle misure per evitare che vengano alterati, persi o rubati.

Anche noi, fuori dal contesto impresa, nella nostra vita quotidiana riceviamo quotidianamente delle email di marketing; da oggi iniziamo a chiederci: "Come si comportano quelle società, come trattano i nostri dati, con chi li condividono e per quali finalità?"

L'iter ideale sarebbe:

Contattare telefonicamente la persona e chiederle se vuole ricevere le comunicazioni
Inviare una prima email in cui riportate con chi avete parlato al telefono e che vi ha autorizzato all'invio di materiale commerciale, dargli sempre la possibilità di esercitare il diritto alla cancellazione per successive comunicazione
Archiviare tale email in modo da poter dimostrare il primo contatto

Nel caso in cui i dati di cui stiamo parlando sono riferiti alle aziende, quindi i tuoi clienti sono imprese dotate di personalità giuridica, vanno seguite altre opportune precauzioni

Nell'articolo 4, nel dare le definizioni di "consenso dell'interessato", si legge "qualsiasi manifestazione informata e inequivocabile dell'interessato" e, citando il considerando 32, "Ciò comprende la selezione di un'apposita casella in un sito web. Invece il silenzio, l'inattività o la preselezione di caselle non deve essere considerato quale consenso. Qualora il trattamento abbia più finalità, il consenso dovrebbe essere prestato per tutte queste".

Nell'articolo 7, nel dare le definizioni di "condizioni per il consenso" si ritrovano nel punto 1 e 2 le seguenti affermazioni: "si considera come acquisito il consenso al trattamento dei dati, quando il titolare è in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il consenso. Se il consenso prestato riguarda anche altre questioni deve essere chiaramente distinguibile dalle altre materie; utilizzando un linguaggio semplice e chiaro" e viene citato il considerando 42 che conferma in modo più ampio quanto riportato nell'articolo 7.

Gli articoli 4 e 7 sono molto chiari: per poter trattare il dato di un cliente, nel nostro caso un indirizzo email ai fini del marketing diretto, dobbiamo aver ottenuto il consenso esplicito da parte dell'interessato in modo chiaro, con un linguaggio semplice e preventivo; se sono previsti altri trattamenti, ognuno di essi deve prevedere la relativa scelta da parte dell'interessato.

In questo scenario, risulta improbabile poter prendere una email senza aver ottenuto un esplicito consenso preventivo ed inserire i dati personali in una mailing list per l'invio di newsletter.

Quindi bisogna eliminare la lista iscritti ed evitare l'invio email newsletter di marketing diretto?

No! Il regolamento, crea delle particolari condizioni che consentono di inviare email newsletter ai tuoi iscritti.

Nell'articolo 6 al paragrafo "f" si legge "il trattamento è lecito se è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato" e richiama il considerando 47 dove riporta "Può essere considerato legittimo interesse trattare dati personali per finalità di marketing diretto".

Fermo restando il principio di responsabilizzazione (accountability), a questo punto ogni titolare del trattamento per finalità di marketing diretto/b> (parlo dell'invio di una semplice newsletter e non di profilazione o vendita dei dati) si sente in diritto e richiama il legittimo interesse.

Ma attenzione al concetto di accountability

Il nuovo regolamento GDPR 2016/679 si basa proprio ulla responsabilizzazione che ogni titolare deve adottare per un trattamento adeguato del dato, viene in mente un'unica domanda:

Come posso continuare ad inviare una email ai miei iscritti senza dover richiedere di nuovo l'autorizzazione, volendomi avvalere del legittimo interesse?

Per legittimo interesse si intende che devo aver concluso un qualsiasi rapporto con l'interessato per uno qualsiasi dei miei prodottiù o servizi. Va da se che il titolare del trattamento non può considerare legittimo interesse l'invio di una comunicazione per marketing diretto a chi una volta gli ha chiesto un informazione senza poi concludere la vendita, o prendendo la email da un biglietto da visita scambiato al bar senza aver mai concluso un qualsiasi affare, consulenza o fattura emessa.

Invece come legittimo interesse si può far riferimento a clienti in portafoglio, inseriti nella lista di distribuzione senza il consenso esplicito per l'invio di email di marketing, ma proseguendo nell'invio di informazioni generica e non di profilazione.

Il riferimento normativo al quale avvalersi è la Direttiva 2009/136/CE del 25 Novembre 2009 uscito sulla GU L 337/11. Nello specifico l'art.2 modifica la Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 12 luglio 2002 relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) all'art. 13 paragrafo 2 come segue: "Fatto salvo il paragrafo 1, allorché una persona fisica o giuridica ottiene dai suoi clienti le coordinate elettroniche per la posta elettronica nel contesto della vendita di un prodotto o servizio ai sensi della direttiva 95/46/CE, la medesima persona fisica o giuridica può utilizzare tali coordinate elettroniche a scopi di commercializzazione diretta di propri analoghi prodotti o servizi, a condizione che ai clienti sia offerta in modo chiaro e distinto la possibilità di opporsi, gratuitamente e in maniera agevole, all'uso di tali coordinate elettroniche al momento della raccolta delle coordinate e in occasione di ogni messaggio, qualora il cliente non abbia rifiutato inizialmente tale uso"

Poi è necessario adattare il proprio modello di privacy sul sito web, secondo quanto riportato nel regolamento, più nello specifico nei due articoli che parlando di "Informazione e accesso ai dati personali" Articolo 13 punto 3 e Articolo 14 punto 4 (dipende dal metodo di raccolta) e richiamare il punto che cita "Qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati ottenuti, prima di tale ulteriore trattamento fornisce all'interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni informazione pertinente di cui al paragrafo 2."

In questo modo è possibile richiamare il considerando 61 che esplica il concetto indicato nel relativo punto dei due articoli.

A questo punto è possibile inviare una email a tutta la propria lista contatti (pulita) in cui si informa che l'impresa ha eseguito un adeguamento per il nuovo regolamento, che il testo integrale si trova sul sito web aziendale e gli iscritti continueranno a ricevere le newsletter richiamando l'articolo 13 al punto 3 o l'articolo 14 al punto 4. Se invece vorranno interrompere la ricezione delle newsletter, possono premere il tasto "cancella iscrizione" (tasto che deve essere ben visibile) già dalla prima comunicazione; dalle successive può essere posto anche in basso, purché facile da vedere e che renda chiara l'azione "clicca qui per cancellarti dalla newsletter", così come indicato nell'articolo 21 e il considerando 70-71 per Diritto di opposizione.

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