Smart working e le riunioni di gruppo con Skype
Dopo i primi giorni, a seguito delle norme per contenere il propagarsi della diffusione del nuovo virus COVID-19, molte imprese sono riuscite ad attivare lo smart working, chi in modo professionale chi con degli escamotage alla buona pur di non restare fermo.
Iniziano ad emergere alcune esigenze che prima si davano per scontato, vedersi per fare il punto della situazione.
Smart working e le riunioni di gruppo manca la presenza
Le aziende che sono abituate a condividere gli spazi con clienti, dipendenti soffrono la mancanza di contatto con le persone, non sono abituate a demandare il lavoro e non vedere nessuno per tutto il giorno, spesso è una questione di falsa illusione della presenza.Non tratterò l'argomento dal punto di vista della psiche, ma soltanto della tecnologia
Smart working e le riunioni di gruppo usando Skype
Skype, software storico, che ora fa parte del gruppo Microsoft è sempre stata attenta al mondo delle comunicazioni, nata in principio come condivisione di una chat one-to-one, diventa poi utile per le chat di gruppo fino all'evoluzione odierna per consentire chiamate di gruppo oppure videochiamate di gruppo.Scarica e installa Skype per desktop o dispositivi mobile
Scarica e installa Skyper for Business per desktop e dispositivi mobile
Smart working e le riunioni di gruppo con skype per le chiamate
Chiamare i propri contatti con Skype è sempre gratuito e in base alle versioni casa o business ci sono delle limitazioni sul numero di chiamate contemporanee che si possono fare.Se invece desideri chiamare cellulari e numeri fissi devi avere del credito disponibile, che puoi ricaricare direttamente dall'app andando sul profilo e scegliendo i pacchetti da 5,00 euro in su e selezionando se necessario i pacchetti per le chiamate internazionali in base alla destinazione.
Con la versione Skype for Business avrai a disposizione 60 euro di credito disponibile da usare entro 1 mese
Smart working e le riunioni di gruppo con skype per le chat
Proprio come avviene per le chiamate, cosi è possibile fare per le chat one-to-one oppure di gruppo, i destinatari per le chat devono essere già presenti nella tua sezione contatti cosi da poterli selezionare e avviare una conversazione.Smart working e le riunioni di gruppo con skype per le riunioni
Skype ha messo a disposizione degli utenti registrati sulla propria app la funzione Riunione sia per le chiamate che per la chat.Questa funzionalità, che ha dei limiti nel numero di persone che possono partecipare contemporaneamente in base alla versione scaricata, permette di stabilire un contatto immediato con chi non ha un account skype.
Infatti appena si avvia una Riunione e viene creato un link univoco da copiare e condividere via email alle persone che vogliamo invitare, oppure se non conosciamo l'indirizzo email della persona è possibile inviare il link tramite whatsapp.
La persona che riceve il link aprendolo potrà scegliere di aprire l'app installata sul proprio computer o avviare la versione browser, mentre sui dispositivi mobile bisognerà scaricare ed installare l'app di skype senza eseguire l'accesso e richiamando il link condiviso.
Una volta cliccato il link condiviso apparirà la finestra di skype che chiede all'utente di Partecipare, cliccandoci sopra verrà suggerito di inserire un nome visto che il collegamento non è personalizzato ma riferito alla riunione.
Smart working e le riunioni di gruppo con skype e le funzioni in riunioni
Quando si entra nella stanza virtuale della riunione se la stessa non è ancora iniziata sarà possibile solo scrivere nella chat.Quando viene avviata la riunione ogni partecipante noterà sul proprio schermo un pulsante che cambia colore (in verde) e mostra "Partecipa alla riunione" cliccando si viene proiettati nella stanza virtuale insieme a tutti gli altri.
Chiunque nella riunione può avviare una registrazione e tutti i partecipanti ne saranno a conoscenza, cosi come chiunque può condividere il proprio desktop per mostrare un documento o altro, chiunque può scattare un'istantanea di quanto mostrato a video e il contenuto sarà reso disponibile immediatamente a tutti.
Smart working e le riunioni di gruppo con skype i limiti in riunioni
Per poter partecipare alla riunione è fondamentale per i partecipanti possedere sul proprio dispositivo una webcam e un microfono, altrimenti non sarà possibile partecipare.Per la versione base di Skype il limite delle riunioni sembra fissato intorno ai 10 partecipanti mentre quello per Skype Business non è molto chiaro.
Le riunioni create con il link resteranno conservate per 30-60 giorni con il relativo storico e materiale condiviso, quindi è sconsigliato usarle convinti della tracciabilita in futuro di quanto condiviso perché verrà eliminato da Microsoft.
Conclusione per lo smart working e le riunioni di gruppo con skype
In conclusione il lavoro da casa o smart working sta cambiando profondamente il modo di concepire il lavoro, almeno in Italia, dove l'idea del posto fisso e dell'ufficio sono alla base da sempre del concetto di lavoro.Chissà se dopo questo periodo di emergenza le imprese rivaluteranno questo come tanti altri strumenti che si possono adottare per consentire alle persone di lavorare a distanza, fare delle riunioni di gruppo per condividere pareri e opinioni.
Magari si assisterà ad un miglioramento nella qualità del lavoro e nella soddisfazione della vita privata di molti dipendenti stressati dai tempi di spostamento e nella gestione della propria vita privata.
Ho scritto questo articolo per spiegare brevemente quali sono le caratteristiche dello smart working e come usare Skyper per rimanere collegato con i tuoi contatti
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