Il distruggi documenti tra gli strumenti per applicare il GDPR
A differenza di quanto si pensi, chi fruga nei cassonetti per recuperare documenti dell'impresa non può vantare la giustificazione che il bene sia stato abbandonato nella spazzatura dal titolare. Si tratta infatti di furto, regolamentato dal codice penale, e il bene viene trasferito dall'impresa o privato cittadino al Comune, che ne diviene proprietario e ne farà quanto ritiene opportuno.
Appare evidente e importante che la legge in qualche modo tuteli i diritti degli interessati e dell'impresa, che, ad esempio, gettano:
- documenti finanziari dei clienti
- dettagli contrattuali
- fatture di materie acquistate
- copie di documenti dei propri dipendenti
Purtroppo però, nonostante la legge sia chiara e ferma in materia, non è un così forte deterrente per chi vuole entrare in possesso di documenti aziendali; trovandoli e usandoli, infatti, potrebbe trarne molti benefici, come ricavare i contatti di potenziali clienti e usarli a proprio vantaggio, scoprire le abitudini e punti deboli dell'azienda o usare i dati medici e finanziari dei dipendenti.
Oltre a far sottoscrivere un contratto di riservatezza ai propri dipendenti e al personale delle pulizie, possono essere intraprese altre azioni per smaltire correttamente i documenti non più necessari.
Il distruggi documenti come strumento di tutela
Il GDPR, che tutela i dati delle persone fisiche non giuridiche, richiede esplicitamente al titolare di mettere in atto delle misure adeguate per proteggere i dati che riguardano l'aspetto del Regolamento 679/2016.
Una delle azioni che il titolare può prendere in considerazione per sbarazzarsi della documentazione non più necessaria, ma contenente dei dettagli che possono compromettere la sicurezza e la riservatezza delle persone coinvolte, consiste nell'uso di un distruggi documenti.
Il distruggi documenti è uno strumento tecnologico in grado di tritare i documenti cartacei e plastici in frammenti. Questa soluzione consente all'impresa di proteggere i dati di cui non ha più bisogno e tutelare i diritti degli interessati secondo la nuova privacy.
È da sottolineare che il Regolamento 679/2016 GDPR non fa alcun riferimento esplicito né tantomeno impone l'uso del distruggi documenti da parte del titolare del trattamento, ma è richiesta la dimostrazione di aver messo in atto misure adeguate di sicurezza per evitare l'eventuale danno.
Prima di acquistare il distruggi documenti è opportuno considerare alcuni aspetti importanti.
Il distruggi documenti e la frequenza d'uso nell'ambiente di lavoro
Le persone che useranno il distruggi documenti determineranno la frequenza d'uso, in base anche al tempo necessario alla macchina per raffreddarsi, tra un ciclo di lavoro e un altro.
Maggiore sarà il numero di persone che la utilizzerà, più alte dovranno essere le prestazioni operative della macchina.
I livelli di sicurezza del distruggi documenti
Per l'impresa che deve rispettare il GDPR buttando dei documenti cartacei, la sicurezza quindi è importante ed è regolata dalla normativa UNI EN 15713:2009, che tratta l'argomento della distruzione e successivo smaltimento dei supporti per limitare la divulgazione involontaria dei dati, mentre la normativa DIN 66399 analizza i diversi tipi di supporto e definisce i criteri tecnici di sicurezza.
Nei distruggi documenti si misura la qualità del risultato in termini di sicurezza con la sigla DIN. Maggiore è il numero DIN e maggiore sarà la sicurezza per l'impresa.
Ecco l'elenco dei risultati in base alle caratteristiche DIN per un foglio A4 inserito nel distruggi documenti:
- DIN S1 e S2 risultato = strisce
- DIN S3 risultato = frammenti (circa 300)
- DIN S4 risultato = frammenti (circa 400)
- DIN S5 risultato = particelle (circa 2.000)
- DIN S6 risultato = particelle (circa 6.000)
- DIN S7 risultato = particelle (circa 15.000)
Altre caratteristiche del distruggi documenti
Per consentire un uso agevole da parte del personale in azienda, si possono considerare le ulteriori caratteristiche che ogni produttore di distruggi documenti implementa nelle sue macchine, come un cassetto per inserire i documenti in modo da farli acquisire automaticamente, un vano per raccogliere gli scarti misurabile in litri e così via.
Il GDPR permette alle imprese di migliorare e tutelarsi usando il buon senso.
Tu che azioni metti in campo per proteggere il tuo lavoro?
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