Presentazione con le slide

Gli strumenti per aumentarne l'efficacia

Elaborare delle slide e presentarle in uno speech davanti a un pubblico non è un lavoro così scontato. La preparazione delle immagini e dei contenuti richiede degli accorgimenti particolari, così come il modo in cui vengono presentati.

Ecco i semplici passi da seguire per fare una presentazione efficace.

Preparare la presentazione

Prima di elaborare un qualsiasi discorso, dobbiamo farci 3 domande fondamentali:

Il pubblico. La prima domanda da porsi è "A chi mi rivolgo?". Sapere qual è il target di riferimento è fondamentale per selezionare e indirizzare al meglio i contenuti e scegliere il linguaggio migliore. Ad esempio, se il pubblico è composto da top manager useremo contenuti e tono diversi rispetto a una platea composta da giovani studenti universitari.
L'obiettivo. La seconda domanda da porsi è: "Qual è il mio obbiettivo?" Cosa voglio ottenere dal mio discorso? Avere un obiettivo chiaro è come avere bene in mente la meta di un viaggio e sapere dove arrivare.
Il messaggio. La terza domanda da porsi è: "Cosa voglio trasmettere?". Il messaggio deve essere unico, preciso, non confondibile o equivocabile.

Questi 3 semplici ingredienti valgono naturalmente per ogni discorso, e in questo caso ci permettono anche di rispondere alla 4 domanda: "A cosa mi serve usare le slide?" Se pensiamo di proiettare tutti i nostri contenuti, creando 100 diapositive illeggibili, commettiamo il primo errore. Usare le slide deve dare un valore aggiunto alla nostra presentazione, non prendere il nostro posto di speaker.

È bene inoltre

Sapere quanto tempo si ha a disposizione per non sforare e calibrare al meglio il proprio intervento
verificare preventivamente l'ambiente fisico in cui si andrà a parlare per evitare sgradevoli inconvenienti come proiettore rotto, aria condizionata troppo forte/rumorosa/assente.

Elaborare i contenuti

Strutturare il discorso in una scaletta prima di elaborare le slide è fondamentale per evitare di perdere tempo: si rischia infatti di scrivere troppo, cancellare, spostare e inserire contenuti perdendosi e non trovando più un filo logico.

La scaletta invece aiuta a predisporre i contenuti in maniera chiara e lineare. Ecco come strutturarla in 3 passaggi:

Introduzione: introduciamo la tematica, inserendo degli elementi per rompere il ghiaccio. Possiamo ad esempio fare una domanda al pubblico, raccontare un aneddoto o un episodio recente, l'importante è che siano coerenti con il tema e l'obiettivo che vogliamo raggiungere con la presentazione.
Corpo: inseriamo almeno 3 argomentazioni di supporto, corredate da numeri, statistiche, citazioni di ricerche o studi, esperienze personali etc, elementi che possono essere condivisi da tutti e fondamentali per convalidare la nostra tesi.
Sintesi e conclusione: sintetizziamo quello che abbiamo detto, e invitiamo all'azione con una sfida, che generi negli ascoltatori una riflessione, un cambiamento di pensiero o di comportamento rispetto al tema trattato.

Ognuna di queste 3 parti è indispensabile e deve essere trattata con uguale cura.

Creare le slide

Per creare delle slide efficaci è importante seguire la regola delle 3 E:

E come Essenziali: troppe slide o troppo testo scritto annoia! L'ascoltatore o legge il testo o ascolta, ma se nel testo c'è già tutto scritto, che senso ha la presenza dello speaker? La regola è: semplificare. Meno slide e meno testo rendono la presentazione chiara per chi ascolta.

E come Esplicative: evitiamo le intere frasi, riportiamo solo poche parole chiave di impatto che il pubblico possa ricordarsi, e pochi numeri fondamentali. Inserire grafici complessi o statistiche piene di numeri incomprensibili (e che neanche si leggono bene) non è d'aiuto. Meglio estrapolare quelli fondamentali e spiegarne il significato a voce, comparandoli a situazioni reali e connettendoli a casi concreti, comprensibili a tutti.

E come Evocative: usare un'immagine fa più di mille parole, perché permette di visualizzare un concetto astratto rendendolo visibile, concreto e memorabile.

Rifinire e provare provare provare

Dopo aver letto e riletto, eliminando il superfluo che non è efficace e può essere tranquillamente detto a voce, è importante provare e riprovare. Ecco alcuni consigli per eseguire una presentazione al top:

Provare nell'ambiente in cui si andrà a esporre oppure simulare la situazione permette di stabilire la propria posizione nello spazio. Se non si dispone di un podio con microfono (che costringe a una posizione fissa) è bene iniziare il discorso al lato della slide per permettere a tutti di guardarle. Dopo pochi istanti si può tranquillamente passare avanti alla slide, per poi centrare l'attenzione su di sé per poi tornare al posto laterale e far vedere la slide successiva.
Non guardare le slide dando le spalle al pubblico fa mantenere il contatto visivo con il pubblico che non si sentirà abbandonato dallo speaker. Ricordiamoci sempre che le slide sono un supporto e siamo noi i protagonisti, non loro.
Usare il puntatore permette maggiore autonomia, ma attenzione a non bloccare la propria gesticolazione o a giocarci durante l'esposizione. Avere una gestualità il più possibile fluida, rendendo praticamente invisibile l'oggetto che si ha in mano, evita di distrarre le persone. Ancora meglio poi se si ha un assistente invisibile che cambia le slide dalle retrovie, ma a quel punto è fondamentale la coordinazione!

Un lavoro complesso e a volte faticoso

Sembrava facile. e invece! Creare una presentazione è un lavoro meticoloso che deve avere sempre presente tutti questi fattori e uno fra tutti il pubblico. Come ogni discorso, anche le slide devono essere utili e fruibili a chi ascolta, altrimenti meglio rinunciare ed esercitare prima le proprie capacità espositive per evitare di complicarsi la vita.

Una volta imparato il metodo e queste semplici regole, il divertimento e il successo sono assicurati.

Se vuoi una consulenza sulla comunicazione e desideri seguire un corso di formazione sul tema, contattami.